即用型反貪污工具包：樣本條款、廉正協議及合規清單

一份以T.R.U.S.T.原則為基礎的實用自我評估清單，以及僱傭合約、商業合約、第三方聲明、廉正協議及反貪污政策聲明的樣本措辭

為什麼需要工具包，以及為什麼單靠工具包並不足夠

根據《2009年馬來西亞反貪污委員會法令》（反貪會法令）第17A條，若與公司有關連的人為了公司的利益而行賄，公司可被定罪。公司主要的辯護理由，是證明它已設有足夠程序防止這類行為。本書的最後一章提供了實用工具，協助公司作好準備，包括一份自我評估清單，以及一套合約、聲明及政策的範本。

本書也小心地加上了一項嚴正的警告。設有書面的政策、流程及程序，並不足以確立這項辯護。公司必須避免產生虛假的安全感，以為只要有反貪污政策就已經合規。保障措施必須確實落實，而公司及與其往來的人也必須受到持續監察。用本書的話來說，這些措施必須是真實的，而不只是表面上看似存在。

如何使用這個工具包

第一步，清單：逐一完成下文的自我評估，按照五項T.R.U.S.T.原則找出不足之處。

第二步，條款及聲明：按照你的業務調整樣本措辭，並將其納入僱傭文件及商業合約中。

第三步，政策聲明：如果你尚未設有任何反貪污措施，可以先從一份政策聲明開始，然後圍繞它建立詳細的政策及程序。

第四步，落實及檢討：培訓員工、監察合規情況、定期審計，並對違規行為採取行動。這才能把文件工作轉化為足夠程序。

本文的樣本措辭是根據本書範本的結構，以淺白的語言草擬的。方括號內的項目應按照你的組織填寫或調整，而所有措辭在使用前都應交由律師審閱。

第一部分：合規清單

這份清單的設計，是為了按照《足夠程序指引》中的原則，對公司的管理、營運及業務進行自我評估差距分析。清單按照五項T.R.U.S.T.原則編排。對於「如何」的問題，請簡短描述目前的做法。

T：高層承諾

問題	勾選或備註
我們是否設有反貪污政策？
我們是否設有反貪污計劃、行為準則或程序？
是否有特定的部門或具名人員負責監督反貪污事務？
我們的董事及高級管理層是否熟悉反貪會法令及《足夠程序指引》？
由哪一名高層管理人員負責監督反貪污事務？
高層管理人員是否負責確保公司以最高的廉正標準行事、全面遵守反貪污法律，並有效管理主要的貪污風險？

R：風險評估（內部風險）

內部風險是指公司本身的治理、制度及程序中可能製造貪污機會的弱點。

問題	勾選或備註
是否設有書面政策或標準作業程序（SOP），說明主要人員如何作出決定？
員工及管理層的申請（膳食、出差、應酬、代墊款項）是如何批准的？
我們如何核實自己所提供的工程、服務或供應是合法且必要的、已妥善交付，而且價格公道？
付款是否必須由一名或多名職位足夠高級的員工批准？
來自不同部門或職能的審批人之間，是否有職責分離？
高風險交易是否需要高層管理人員批准？
付款申請是否必須附有證明文件及審批人能夠輕易核查的適當說明？
我們對於向離岸戶口或司法管轄區付款的政策是什麼？
我們是否定期檢討重大交易，並審計我們的財務流程及開支？
我們如何確保管理層及員工遵守我們的程序及法律？
員工是否必須披露潛在的利益衝突，而披露的程序是什麼？

R：風險評估（外部風險）

外部風險來自其行為可能使公司面對貪污風險的第三方。本書的清單涵蓋十個範疇，概述如下。

範疇	需要回答的關鍵問題
代表我們行事的第三方（例如採購代理）	我們在聘用他們之前是否進行盡職調查？我們是否設有保障措施，防止不當款項經由他們轉出，並確保只透過正當渠道向他們付款？他們是否在合約中同意遵守我們的反貪污要求？如果他們行賄，我們能否終止合約或採取行動？
供應鏈（代理、承包商、供應商、賣家）	我們是否進行盡職調查？我們如何核實他們所供應的是必要的、已妥善交付，而且價格公道？我們的合約是否包含反貪污條款？我們是否監察主要供應商的反貪污計劃？如果發生賄賂，我們能否終止合約或採取行動？
禮物（文具、禮籃、電子產品、禮券）	員工是否會送出或收受禮物？是哪些種類、在什麼時候，以及哪些類別的員工可以這樣做？是否設有禮物政策？
應酬（膳食、飲品、旅遊、卡拉OK）	誰可以向生意夥伴提供應酬，以及向誰提供？是否設有應酬政策？
企業款待（週年晚宴、慶典、員工旅行、家庭日）	我們舉辦哪些活動？由誰籌辦、如何批准及撥款？是否設有款待政策？
公職人員、政治人物及政治捐款	我們或我們的員工是否與政府官員、候選人、政黨或政治人物打交道？我們是否就此及政治捐款設有政策？
慈善捐款及贊助	我們是否提供獎學金、贊助、捐款或推行企業社會責任計劃？是否設有涵蓋這些事項的政策？
喜慶及慰問金（婚禮、喪禮）	我們是否向第三方提供這類款項？是否設有相關政策？
疏通費	我們是否給予、索取或接受可能被視為加快例行官方職能的付款？這些付款是什麼？是否設有舉報這類要求或收款的程序？我們的政策是否涵蓋這方面？
高風險國家及行業	我們是否在貪污風險較高的國家，或在公共部門、石油及採礦、建築及交通運輸等高風險行業經營業務？我們採取了哪些額外措施？

R：貪污風險評估及其他關注事項

問題	勾選或備註
我們是否進行全面的貪污風險評估，以及多久進行一次？
這些評估是否由高層管理人員監督、有妥善的文件記錄，並可供高層管理人員查閱？
在識別風險後，我們是否實施了緩解及管控措施，而這些措施是什麼？
是否有其他範疇或流程存在貪污隱憂？
是否有任何其他內部或外部交易可能被用來掩飾貪污款項？
公司或其高層管理人員過去是否曾發生任何貪污或賄賂事件？

U：採取管控措施

管控措施	關鍵問題
盡職調查	我們是否在聘用之前查核相關的內部及外部人士，例如透過面談、背景調查及核實文件？
舉報	我們是否設有一個容易使用、保密並可匿名使用的舉報渠道？它是否開放給員工、第三方及公眾使用？是否設有舉報者政策？該渠道是否獲得檢討並保持更新？
調查	我們是否設有調查貪污指控的程序，並配有專責的內部資源及與外部調查人員的安排？
政策	我們的反貪污政策是否獲得高層管理人員認可及檢討、定期更新、容易取得，並在有需要時切實可用？

S：系統性檢討、監察及執行

問題	勾選或備註
我們是否監察我們的反貪污流程，而監察的範圍、頻率及方法是什麼？
我們是否對反貪污政策及流程進行內部審計，以及多久進行一次？
我們是否聘用合格且獨立的外部審計師（例如MS ISO 37001審計師），以及多久進行一次（例如每三年一次）？
審計結果是否向高層管理人員匯報，以及採取了哪些跟進行動？
我們是否監察員工在其職位上對反貪污政策的理解及遵守情況？
我們是否對違規行為設有制裁或紀律程序？

T：培訓與溝通

問題	勾選或備註
入職培訓是否包含反貪污內容？
培訓是否按照董事、合夥人及員工的職位、部門及貪污風險量身定制？
我們採用哪些形式，以及多久進行一次：企業培訓、研討會、影片、內部課程、全員大會、退修會、外展計劃、內聯網或網上計劃？
我們是否要求或鼓勵員工參加？
我們的政策是否傳達給所有員工及業務夥伴（例如透過員工手冊或內聯網）、第三方（例如在年報或網站上）及公眾？
在規劃溝通時，我們是否考慮主要訊息、對象、方法、時間表及語言？

第二部分：針對員工的樣本條款

本書解釋，僱傭及商業文件中的反貪污條款能樹立基調，清楚表明公司對貪污採取零容忍態度，並期望每一個與其往來的人都同樣如此。雖然這些條款本身並不能滿足足夠程序的辯護，但它們能展現高層承諾。

樣本1：僱傭合約或員工手冊的反貪污條款

業務往來中的廉正。[公司]期望每一名員工在與[客戶、供應商、賣家、代理、監管機構、政府官員及其他各方]的所有往來中，都以最高的廉正標準行事。

不得行賄或受賄。你不得以任何形式提出、承諾、給予、授權、索取或接受賄賂，無論是直接進行，還是透過任何其他人、渠道或平台進行。

遵守政策。你必須在任何時候都遵守[公司]的[反賄賂及反貪污政策]。

舉報責任。如果你知道、相信或懷疑有人正在考慮或已經為了替[公司]取得或保留生意或利益而進行賄賂或貪污，你必須透過[舉報渠道或政策]作出舉報。

草擬備註：把舉報責任與你實際的舉報渠道連結起來，讓員工清楚知道應該去哪裡舉報。

樣本2：員工手冊或行為準則的利益衝突條款

不得從事競爭性活動。你不得直接從事任何與[公司]利益相競爭或相衝突的業務活動。

忠誠責任。你必須以[公司]的最佳利益行事，避免任何個人利益與[公司]利益相衝突或看似相衝突的情況，並協助維護[公司]的廉正及聲譽。

申報。你必須透過[列明申報方式]，申報任何與你的職責相衝突或可能被視為相衝突的事項、利益或關係。

違規的後果。令[公司]聲譽受損的行為，將根據[公司]的紀律程序處理。它可能被視為嚴重行為不當，並可能導致紀律處分，最嚴重可包括不經通知即被解僱。

草擬備註：列明申報表格、由誰接收，以及多久必須更新一次，例如每年一次，以及在情況有變時更新。

樣本3：求職申請表的犯罪記錄聲明

本人聲明，本人[有/沒有]犯罪記錄，並且本人[曾經/從未]因《2009年馬來西亞反貪污委員會法令》下的任何罪行被控或接受調查。

如果你有任何犯罪記錄、控罪或調查須作出申報，請提供詳情：______________________

草擬備註：這有助進行聘用前的盡職調查，而盡職調查正是清單中的管控措施之一。

第三部分：商業合約及第三方的樣本條款

外部人士是貪污風險的主要來源，而根據第17A條，公司可能須為為其或代表其提供服務的人所作的賄賂負責。清單詢問第三方是否在合約中同意遵守公司的反貪污要求，以及如果他們行賄，公司能否終止合約或採取行動。以下條款正是針對這些問題。

樣本4：商業合約的反貪污條款

遵守法律。[一方]聲明並保證，它將遵守《2009年馬來西亞反貪污委員會法令》，並以遵守該法令的方式經營其業務。

終止。如果[一方]違反《2009年馬來西亞反貪污委員會法令》，[另一方]可透過[列明方式，例如即時書面通知]終止本協議。

彌償。對於因[一方或其高級職員、僱員、代理或分包商]未能遵守《2009年馬來西亞反貪污委員會法令》而引起或與之有關的一切要求、申索、罰則、罰款、損害賠償、費用、損失、開支及法律程序，[一方]將向[另一方]作出彌償，並使[另一方]獲得全面彌償。

草擬備註：考慮要求對方在其本身的分包合約中加入同等的義務，因為分包商也可能是有關連人士。

樣本5：第三方的利益衝突條款

不得有利益衝突。[第三方]不得使自己，並必須確保其董事、僱員、高級職員及代理不使自己，處於任何會導致[公司]與[第三方]之間出現實際、潛在或被視為存在的利益衝突的位置。

披露。[第三方]必須申報，它或其任何董事、僱員、高級職員、代理或代表，是否擁有任何可能在[工程或服務]方面導致利益衝突的直接或間接利益（財務、非財務或個人利益）。

樣本6：第三方的利益申報

選項A，沒有利益。[第三方]確認，它或其董事、僱員、高級職員或代表，均沒有任何會在[公司]所需的工程或服務方面造成利益衝突的直接或間接財務或個人利益。

選項B，披露利益。[第三方]申報以下利益：______________________

變更。若本申報有任何變更，[第三方]將立即以書面通知[公司]。

草擬備註：本書建議，公司可擴充這項條款，按照其本身的政策界定哪些類型的關係會造成利益衝突，例如與公司員工有家族關係或持有股份。

樣本7：第三方的犯罪記錄聲明

[第三方]確認，它[曾經/從未]因《2009年馬來西亞反貪污委員會法令》下的任何罪行被定罪、被控或接受調查。

如果有任何定罪、控罪或調查須作出申報，請提供詳情：______________________

第四部分：廉正協議

廉正協議是第三方簽署的一份承諾書，承諾以合乎道德的方式與公司往來。它把上述多項條款結合成一份文件，方便供應商及承包商在建立關係之初（例如在賣家註冊或投標時）簽署。

樣本8：第三方與公司之間的廉正協議

[第三方]確認，[公司]致力以最高的專業、道德及廉正標準經營業務。我們聲明並承諾：

(1) 我們將以合乎道德的方式履行我們的所有義務，並在與[公司]的所有往來中以廉正行事

(2) 我們將遵守所有適用的反貪污法律

(3) 我們將在任何時候都遵守[公司]的[反貪污政策、程序及指引]

(4) 據我們所知，過去或現在並沒有任何可能令人懷疑我們廉正的事實或情況，以及

(5) 我們將向[公司]舉報我們所知悉的任何賄賂活動。

我們確認，如果我們違反任何一項承諾，[公司]可立即終止有關交易或合約，而無須向我們作出任何賠償或承擔任何責任。對於因違反承諾而引起或與之有關的任何申索、損失、罰則、損害賠償及費用，我們將向[公司]及其董事、高級職員、僱員及代理作出彌償。

代表簽署：____________ 姓名：____________ 職位：____________ 身份證或護照號碼：____________ 實體名稱：____________ 註冊號碼：____________ 公司印章：____________ 日期：____________

草擬備註：把已簽署的協議存放在賣家檔案中，並定期更新，例如在合約續期時。

第五部分：反貪污政策聲明樣本

對於尚未設立任何措施的公司，本書提供了一份簡短的政策聲明作為起點。它強調這只是一份一般範本。公司也應採納一套詳細的政策，列明有關禮物、款待、疏通費、捐款及類似事項的應做與不應做事項及程序。

樣本9：反貪污政策聲明

零容忍。[公司]對一切形式的賄賂採取零容忍態度，並堅決反對這類行為。

賄賂的含義。賄賂包括直接或間接地索取、給予、接受或收取任何報酬，無論是金錢、服務還是物品，作為作出或不作出某項行為的誘因或回報。

我們的標準。[公司]、其人員、服務供應商及業務夥伴必須以最高的專業、道德及廉正標準行事，並必須遵守所有相關的反貪污法律及條例。

禁令。[公司]嚴禁其[人員、承包商、服務供應商及業務夥伴]為了替[公司]取得生意或任何商業、合約或監管方面的利益，而提出或收受任何報酬、誘因或回報（無論是禮物、金錢、物品還是服務）以影響第三方。

舉報。如果你懷疑有任何與[公司]業務有關的賄賂或企圖賄賂行為，請向以下人士舉報：[列明聯絡資料或舉報渠道]。

草擬備註：讓董事部或總執行長簽署或認可這份政策聲明，把它刊登在網站及內聯網上，並把它與詳細的政策連結起來。

總結運用

階段	本工具包中的工具	還需要什麼
了解自己的現況	第一部分的清單	誠實的答案、一份書面的差距報告，以及一份列明負責人及期限的行動計劃
展現高層承諾	樣本9政策聲明	董事部的認可、一名具名的高級人員，以及詳細的配套政策
管控員工風險	樣本1至3	培訓、每年申報，以及一致的紀律執行
管控第三方風險	樣本4至8	聘用前的盡職調查、持續監察，以及願意終止合約
保持有效運作	第一部分的檢討及培訓部分	定期的內部審計、定期的外部審計（例如MS ISO 37001），以及因應新風險而作出的更新